Как зарегистрировать РРО: пошаговая инструкция

Если вы планируете работать в сфере торговли или предоставления услуг, то стоит быть достаточно осведомленными об использовании регистраторов расчетных операций (РРО). Это не только законодательное требование, но и инструмент обеспечения прозрачности учета. Подойдите к процессу ответственно. Ведь в противном случае речь идет и о прямых законодательных последствиях. Так какие документы нужны для регистрации РРО? Рассмотрим особенности работы с аппаратом, а также как его оформить — пошагово.

«Осторожно, законы!». Использование РРО в Украине является обязательным почти для всех предпринимателей, которые проводят наличные или безналичные расчеты с клиентами. 

С 1 октября 2023 года для плательщиков единого налога второй — четвертой группы предусмотрено применять регистратор. Ответственность за работу без него в Украине является строгой, чтобы гарантировать соблюдение налоговых правил. Если предприниматель, который обязан использовать РРО, не выписывает чек за товар или услугу, которую он предоставил, и такое нарушение зафиксировано впервые, он должен уплатить штраф в размере 100% от суммы реализованного товара или услуги. В случае повторного нарушения штраф увеличивается до 150% от суммы продажи.

Скажем, если предприниматель впервые продал товар на сумму 10 тыс. грн без выписки чека через РРО, штраф составит 10 тыс. грн. Нарушение повторяется — он вырастет до 15 тыс. грн. Размер штрафа напрямую зависит от стоимости товаров или услуг, которые были реализованы без РРО. Кроме того, гражданин, которому не предоставлен чек при покупке товара или услуги, имеет возможность сообщить об этом в налоговую инспекцию, инициировав таким образом проведение соответствующей проверки. Как видим, не стоит рисковать и нарушать законы, ведь это существенно влияет на уровень дохода предприятия и его репутацию. Итак, как оформить кассовый аппарат?

Бюрократия — настоящий страх для предпринимателей. Любое нововведение предполагает контакт с госучреждениями, что, по мнению владельцев бизнесов, отнимает немало времени и усилий. Но не так страшен черт, как его малюют. OLX стремится помогать бизнесам, поэтому далее мы разберемся, как зарегистрировать РРО в электронном кабинете. Это буквально несколько шагов. 

Покупка РРО

Прежде всего вам стоит приобрести или арендовать регистратор расчетных операций. Он должен быть сертифицированным и соответствовать требованиям законодательства. При выборе аппарата обратите внимание на такие факторы: тип деятельности, объем продаж, мобильность бизнеса, требования к интеграции с другими системами и оборудованием. 

РРО бывают двух типов.

1. Автономный кассовый аппарат. Это традиционное оборудование, которое работает независимо от внешних систем. Они в основном имеют встроенную клавиатуру для ввода товаров и услуг, благодаря чему становятся незаменимыми для мест с ограниченным доступом к интернету или для бизнесов, которые не используют сложные системы учета.
2. Фискальный РРО. Устройства-принтеры с фискальной памятью для хранения информации о продажах. Нуждаются в подключении к компьютеру или другому прибору с соответствующим программным обеспечением для управления продажами и запасами.

Как выбрать? Для малого розничного бизнеса с ограниченным количеством товаров или услуг автономный кассовый аппарат — самый выгодный вариант. Он прост в настройке и в целом в работе. Для ресторанов, кафе и других заведений питания, где часто используют систему заказов или нужна интеграция с программами для управления заведением, оптимальным вариантом станет фискальный РРО.

Обязательно ли покупать личный регистратор? Нет. Аренда — практичное решение для бизнеса, который не хочет или не может инвестировать в покупку такого оборудования сразу. Согласно украинскому законодательству, предприниматель имеет право арендовать РРО, заключив договор с владельцем устройства. Так вы будете экономично и эффективно применять регистратор без необходимости его приобретения. При этом все законодательные требования по расчетным операциям будут выполнены. Для легализации нужно предоставить копию договора аренды.

Выбирая прибор, учитывайте не только текущие потребности бизнеса, но и спрогнозируйте будущий рост и развитие собственного дела. Кроме того, необходимо убедиться, что выбранный аппарат включен в Государственный реестр РРО. Это обязательное условие для его использования в Украине.

Договор с ЦСО

Следующим шагом является заключение договора с Центром сервисного обслуживания (ЦСО), который будет предоставлять техническое обслуживание РРО. Если ваш бизнес имеет обособленные подразделения, которые применяют собственные регистраторы расчетных операций, то именно им нужно заключить договор с ЦСО для технического обслуживания и ремонта устройств. 

Поэтому каждое подразделение действует как отдельный клиент сервисного центра и отвечает за содержание собственного РРО в рабочем состоянии. После заключения договора ЦСО должен уведомить налоговую службу о нем через специальную форму. Это гарантирует, что все кассовые аппараты исправны, а их обслуживание проводят в соответствии с законом.

Регистрация РРО

В Украине регистрация РРО для ФЛП происходит по упрощенной процедуре, которая предусматривает внесение только одного документа. Как подать заявление на регистрацию РРО? Это легко сделать онлайн через личный кабинет налогоплательщика, имея цифровую подпись; или в бумажном виде с помощью формы № 1-РРО. Необходимо указать в заявлении, какой формат документооборота вы выбираете: электронный или бумажный.

После подачи заявления Государственная налоговая служба (ГНС) резервирует фискальный номер для РРО и выдает справку по форме № 2-РРО. Она действительна в течение трех дней. Получив справку, обратитесь в центр сервисного обслуживания, который введет регистратор расчетных операций в эксплуатацию, опломбирует его и отправит соответствующий акт в ГНС.

Регистрация фискального аппарата в налоговой

Завершающим шагом является регистрация РРО в Государственной налоговой службе. Именно она проверяет соблюдение правил установки и использования устройства. Кроме того, ГНС — единственный орган, уполномоченный составлять административные материалы за любые нарушения. 

После регистрации аппарата в налоговой вам предоставят свидетельство по форме № 3-РРО. Кстати, его легко получить по электронной почте, если вы указали такую опцию в заявлении. Данные об оформлении публикуют на сайте ГНС, в частности фискальный номер РРО, информацию о предпринимателе и дату регистрации. В случае несогласия с решением налоговой инспекции предприниматель имеет право обжаловать административное взыскание в суде. После подачи заявления происходит фискализация прибора в налоговой службе, что позволяет применять его для проведения расчетных операций. Вот и все, что нужно для регистрации РРО.

Введение устройства в эксплуатацию

Выполнив все предыдущие шаги, оформили аппарат? Теперь необходимо ввести его в эксплуатацию. Сразу же после этого вы сможете работать с РРО. Обратите внимание: не каждый прибор может быть зарегистрирован для использования. Его модель, конкретная модификация и версия программного обеспечения нужно внести в Государственный реестр регистраторов расчетных операций, который поддерживает ГНС. 

Кроме того, срок службы РРО не должен быть исчерпан на момент оформления в соответствии с документацией производителя. Поэтому перед регистрацией аппарата убедитесь, что выбранное устройство соответствует всем необходимым требованиям.

Установка РРО

Порядок установки РРО предусматривает соблюдение инструкций производителя и технических требований центра сервисного обслуживания. После получения свидетельства о регистрации работник ЦСО настраивает прибор на работу, в частности на печать фискальных чеков и отчетов, связывая его с интернет-сетью.

Учтите, пожалуйста: если РРО вышел из строя, вы не имеете права осуществлять расчетные операции до его ремонта или замены. Однако в случае неполадок с аппаратом или при отсутствии электроэнергии возможно оформление КУРО (книги учета расчетных операций). Именно она позволяет временно вести учет операций вручную.

Как снять с учета кассовый аппарат? Для этого нужно обратиться в центр сервисного обслуживания, с которым у вас заключен договор, для распломбирования устройства. Тогда подайте заявление об отмене регистрации РРО через электронный кабинет в орган доходов и сборов по месту оформления вашего аппарата (ф. № 4-РРО). К заявлению приложите справку от ЦСО о распломбировании и верните регистрационное удостоверение РРО в электронном кабинете в налоговую службу.

После подачи соответствующих документов ГНС в течение пяти календарных дней должна подтвердить отмену регистрации устройства и предоставить предпринимателю справку по форме № 6-РРО. Она будет свидетельствовать о снятии аппарата с учета. Этот процесс является обязательным для того, чтобы официально подтвердить прекращение эксплуатации РРО в деятельности предприятия и избежать возможных налоговых разногласий в дальнейшем.

Программный регистратор расчетных операций (ПРРО) — это современный цифровой инструмент для фиксации и учета расчетных операций, который используют на смартфонах, планшетах или ноутбуках. Он отличается от традиционного РРО тем, что для фискализации чеков связывается с налоговой службой через интернет, а все чеки сохраняет непосредственно на ее сервере. Предпринимателей может заинтересовать, как зарегистрировать ПРРО, ведь он значительно упрощает ведение бизнеса. Так как это сделать?

Пошаговая инструкция регистрации ПРРО от OLX уже готова! 

1. Для начала необходимо получить сертификат электронной подписи. Это легко сделать у квалифицированных поставщиков электронных доверительных услуг, через личный кабинет «Приват24» или в отделениях ПриватБанка (для его клиентов эта услуга бесплатная). А еще — в МВД и ГНС (бесплатно). 
2. Далее регистрация ПРРО через электронный кабинет налогоплательщика предусматривает подачу заявления по форме № 1-ПРРО на фискальный сервер или через специализированное программное обеспечение «Единое окно подачи электронной отчетности».
3. Зарегистрируйте виртуальную кассу для точки продаж в вашем электронном кабинете налогоплательщика, перейдя в раздел «Введение отчетности». 
4. Теперь нужно получить сертификат через портал «Дія». Он позволит из файла загрузить идентификатор ключа субъекта.

Последним шагом является оформление кассира. Как зарегистрировать кассира для программного РРО? Для этого в электронном кабинете заполните форму «Сообщения о предоставлении информации о квалифицированных / усовершенствованных сертификатах открытых ключей, которые применяются в ПРРО. Форма № 5-ПРРО», где укажите идентификатор ключа, полученный на предыдущем шаге.

Поэтому не стоит волноваться, как зарегистрировать программный РРО в электронном кабинете. После этой подробной инструкции вы успешно будете вести учет расчетных операций.

Регистрация РРО и ПРРО для современных предпринимателей — не только обязательное требование законодательства, но и гарантия прозрачности и легальности расчетных операций с клиентами. Так вы создаете надежную основу для ведения бизнеса, защищая права потребителей и соблюдая налоговое законодательство.

Благодаря упрощенной процедуре оформления, которая предусматривает подачу минимального пакета документов и возможности применения электронных сервисов, процесс регистрации аппарата значительно облегчается. Однако во избежание ошибок, которые довольно часто приводят к штрафам или другим неприятным юридическим последствиям, следует внимательно отнестись к выбору типа РРО, его оформлению, процессу фискализации и дальнейшему использованию.