Все о кассовых аппаратах: что это, кому нужно и как выбрать

В 2021 году государство изменило требования к применению кассовых аппаратов для ФЛП. С 1 января 2022 года пользоваться ими должны все ФЛП II-IV групп. Это предприниматели в сфере торговли, питания, предоставления услуг и т.д. Согласно законодательству, ФЛП могут использовать в бизнесе один из двух фискальных регистраторов: регистраторы расчетных операций (РРО) или программные регистраторы расчетных операций (ПРРО).

Кассовый аппарат придумал не контролирующий орган, стремящийся побороть теневую экономику. Его создал ресторатор Джеймс Ритти, желавший фиксировать продажи и получать деньги только в кассу. В результате бармены и официанты не смогли присваивать прибыль, а ресторан вышел на новый уровень доходов.

Сегодня кассовый аппарат — это самостоятельное устройство, которое может работать с программой учета и без нее. Его задача:

• фиксировать информацию о всех покупках или оплатах услуг;
• хранить копию фискального чека в памяти;
• передавать данные по всем расчетным операциям в налоговую службу.

Кассовый аппарат может облегчить жизнь предпринимателей. Он необходим для учета выручки, контроля за деньгами, инвентаризации, анализа продаж и выявления популярных позиций.

Предприниматели могут использовать два вида РРО: аппаратный или программный. Прежде всего, нужно определить, что такое программный РРО и чем он отличается от классического.

Классические РРО — это устройства. Их покупают предприниматели за свой счет. Есть две разновидности кассовых аппаратов: автономный аппарат и фискальный регистратор.

Автономное устройство может самостоятельно создавать и печатать чек при использовании кассиром клавиатуры РРО. То есть кассиры заносят в программу данные по всем товарам или услугам, доступным для продажи. Кассовый аппарат РРО использует данные для создания фискального чека.

Особенности устройств:

• совмещают весы, сканер для штрих-кодов, терминал;
• имеют фискальную память для обработки информации о товарах или услугах;
• большие размеры и не всегда работают от аккумулятора.

Кассовый аппарат используют ФЛП с маленьким оборотом и нестабильным потоком клиентов. Это АЗС, киоски, продуктовые магазины, курьерские услуги.

Фискальный регистратор — это принтер с блоком фискальной памяти. Чтобы работать с ним, нужно дополнительное ПО. В этом случае чек образуется с помощью программного обеспечения. Некоторые устройства интегрированы с системой учета — они часто используются в ресторанном деле.

Устанавливать фискальный регистратор могут также в супермаркетах, гипермаркетах, заведениях питания. Устройство всегда подразумевает наличие рабочего места для кассира.

Рядом с классическими устройствами — программные РРО или ПРРО. Это специальные приложения, которые можно устанавливать на любое устройство: смартфон, планшет или ноутбук. Государственная налоговая служба Украины разработала бесплатные программы для кассового аппарата, позволяющие превратить гаджет в портативный кассовый аппарат.

Особенности ПРО:

• не имеют фискальной памяти;
• данные по расчетам через Интернет направляются в налоговую;
• автоматическое образование Z-отчета;
• автоматическое обновление и бесплатное подключение.

ПРО более дешевы и компактны. Их подключение занимает до 3 часов. Устанавливают их интернет-магазины, крупные ритейлеры и маленький бизнес, где можно выполнять учет вручную.

Контрольно-кассовый аппарат необходим всем ФЛП, кроме I категории и предпринимателей в селах (исключение — подакцизные товары). В других случаях следует разбираться с основами РРО.

Чтобы установить аппаратный РРО для ФЛП, нужно обратиться в налоговый орган по месту регистрации. Можно отправить письмо или бумажное заявление. Далее местные органы и центры сервисного обслуживания регистрируют ваш РРО и вносят в ГФС информацию о нем. После того, как вы получите свидетельство о регистрации, работник центра устанавливает и настраивает контрольно-кассовые аппараты.

Работать с ПРРО легче. Для этого нужно установить программное обеспечение, зарегистрироваться на сервисе, загрузить электронную подпись, добавить информацию о кассе, кассирах, внести товары. Покупатели получают чеки на почту, через QR-код или напечатанными.

Есть несколько типов программных регистраторов. Выбирайте среди них отвечающий вашим требованиям и особенностям бизнеса:

1. Стационарный. Устанавливают на хозяйственной единице по зарегистрированному адресу. Подходит тем, у кого бизнес всегда находится на одном месте, как кафе или магазин.
2. Переносное. Регистрация на конкретную хозяйственную единицу, но можно использовать в любом месте. Подходят для этого рестораны, работающие исключительно на доставку, мобильные кафе и т.д.
3. «Касса самообслуживания». Устанавливается по месту регистрации. Может работать без кассира. Используют его в больших супермаркетах, ресторанах быстрого питания.
4. Интернет-торговля. Похожая на стационарный РРО может привлекать к работе кассира. Используют этот тип в основном интернет-магазины.

Чтобы начать свой бизнес или масштабировать его, можно использовать инициативы OLX для бизнеса, предусматривающие предоставление платформы для продаж и обучения для предпринимателей. Скорее всего, вам будет удобно использовать программное РРО.

Кассовый аппарат необходим всем группам ФЛП, кроме первой.

Регистраторы расчетных операций бывают аппаратными и программными.

Выбирать нужный аппарат нужно в соответствии с масштабом бизнеса и типом занятости: есть отдельные программы для касс самообслуживания, передвижного бизнеса и интернет-торговли.