Що таке KPI, і як їх рахувати

Успіх компанії тісно пов’язаний з її здатністю адекватно оцінювати власну ефективність і продуктивність. У цьому контексті ключову роль відіграють KPI (англ. key performance indicators). У статті ми пояснимо, що таке KPI, простими словами, розповімо про різновиди показників і їхнє значення для бізнесу. А також — що таке формула продажів  KPI, який вигляд на практиці має методика розрахунку KPI, тобто як це впроваджувати та використовувати.

KPI — це ключові показники ефективності, які допомагають компаніям відстежувати прогрес та оптимізувати процеси для досягнення кращих результатів. Це незамінний інструмент у руках керівників, що дозволяє управляти ресурсами та стратегічно планувати розвиток бізнесу.

Як працює система KPI? Метрики можуть бути різними для компаній і навіть відділів усередині однієї компанії, залежно від потреб. Наприклад, для відділу продажів важливим показником є загальний обсяг продажів. Водночас для відділу обслуговування — рівень задоволеності клієнтів.

Ключові показники ефективності мають неабияке значення для бізнесу. Зупинимося на цьому детальніше. 

Вимірюють продуктивність. KPI-показники дають змогу компаніям оцінювати, наскільки результативно вони рухаються до своїх стратегічних та оперативних цілей. Збільшення доходів, зменшення витрат, підвищення якості продукції чи покращення задоволеності клієнтів — KPI відстежують прогрес у всіх напрямках.

Поліпшувати управління проєктами. Терміни, бюджет, обсяг виконаних робіт дозволяють менеджерам проєктів контролювати хід виконання і вчасно вносити корективи.

Моніторити поточний стан. KPI надають цінну інформацію про стан бізнесу. Завдяки цьому керівництво може швидко реагувати на зміни умов ринку чи внутрішніх процесів.

Аналізувати та вдосконалювати процеси. За допомогою KPI можна моніторити ефективність і визначати, що необхідно доопрацювати. Якщо показники свідчать про низьку ефективність роботи відділу, це привід переглянути робочі процедури.

Відстежувати прогрес. KPI використовуються й для оцінки роботи працівників: як вони досягають індивідуальних цілей та який внесок роблять справу загалом.

Класифікація цих показників здійснюється на основі цілей та специфіки бізнесу. Розглянемо декілька основних типів далі.

Проєктні. Використовуються для відстеження ефективності й успішності проєктів. Йдеться про терміни виконання, дотримання бюджету, якість робіт і рівень задоволеності клієнтів. Проєктні KPI допомагають виявляти проблемні місця та швидко вносити необхідні корективи.

KPI результату. Вимірюють кінцеві результати діяльності, як-от сумарний обсяг продажів, частка ринку, прибутковість. Важливі для визначення загальної ефективності бізнесу та його позицій на ринку.

KPI бюджету. Відстежують фінансовий бік бізнесу, включно з витратами, доходами, прибутковістю, відхиленням від бюджету. Дозволяють компаніям контролювати свої фінансові потоки та забезпечують якісне фінансове управління.

KPI функціонування. Стосуються внутрішніх процесів компанії: ефективності виробництва, часу обслуговування клієнтів, якості продукції. Допомагають оцінити, наскільки добре компанія управляє своїми операційними процесами.

KPI продуктивності. Тут фокус на оцінці роботи команди. Йдеться про виконання завдань, кількість вирішених проблем тощо. Ці KPI дають змогу виявляти потреби у навчанні й розвитку персоналу.

KPI ефективності. Відображають загальну результативність бізнесу в досягненні своїх цілей. Це коефіцієнт повернення інвестицій (ROI), ефективність виконання стратегії, досягнення бізнес-цілей.

Варто розуміти, розраховуючи KPI, що це передбачає вибір показників, які точно відображають цілі та стратегії компанії. Розповідаємо детальніше.

Визначення мети. Що саме вам потрібно виміряти? Якщо метою є покращення продуктивності, оберіть час на виконання певного завдання або кількість продукції, виготовленої одним працівником.

Встановлення базових значень. Виділіть основні показники KPI, з яких ви розпочинаєте. Це може бути, наприклад, середня продуктивність праці за минулий рік.

Збір та аналіз даних. Регулярно збирайте дані й аналізуйте їх, щоб виявити тенденції та зробити висновки. Скажімо, якщо ви фіксуєте постійне зростання продуктивності, це свідчить про успішність впроваджених змін.

Як рахувати KPI ефективності

Для розрахунку ефективності виробництва скористайтеся формулою.

Рентабельність інвестицій (ROI)

Це KPI, що використовуються для оцінки ефективності інвестицій. Йдеться про те, скільки було зароблено або втрачено стосовно суми інвестованих коштів. Ділимося формулою розрахунку.

Де:

• чистий прибуток від інвестиції — це загальний дохід, отриманий від інвестиції, мінус усі витрати, пов’язані з нею;
• вартість інвестиції — загальна сума, інвестована у проєкт або актив.

KPI дозволяють оцінити, наскільки ефективно компанія використовує свої ресурси та який фінансовий результат приносять її інвестиції.

За допомогою KPI бюджету можна відстежувати ресурси та управляти ними. Підготували для вас декілька прикладів.

Відхилення від бюджету

KPI: відсоток відхилення від бюджету.

Опис: показує, наскільки фактичні витрати відрізняються від запланованих. Важливий для контролю над бюджетом.

Коефіцієнт ефективності витрат (Cost Efficiency Ratio)

KPI: коефіцієнт ефективності витрат.

Опис: індикатор того, наскільки ефективно компанія використовує бюджетні ресурси.

Коефіцієнт використання бюджету

KPI: відсоток використання бюджету.

Опис: показує, яку частину загального бюджету вже використано. Забезпечує те, що витрати не перевищують планових значень.

Під час складання бюджету важливо дотримуватися відповідності фінансовим цілям організації. Ретельно продумані KPI бюджету значно покращують фінансове планування та контроль.

Важливо зосередитися на тих показниках, які відображають їхній внесок у досягнення загальних цілей компанії. Наведемо декілька прикладів для різних професій.

Менеджер зі збуту

KPI: відсоток виконання плану продажів.

Опис: вимірює, наскільки добре менеджер досягає поставлених цілей з продажів.

Спеціаліст із обслуговування клієнтів

KPI: середній час вирішення запиту клієнта.

Опис: відстежує, наскільки швидко спеціаліст може запропонувати рішення проблем клієнтів.

Розробник ПЗ

KPI: кількість виправлених помилок у коді на тиждень.

Кількість виправлених помилок / Тиждень.

Опис: відображає продуктивність розробника у виправленні помилок, що впливає на якість і надійність продукту.

Менеджер з підбору персоналу

KPI: рівень задоволеності працівників.

Беруться до уваги оцінки, отримані за результатами анкетування задоволеності персоналу.

Опис: оцінює, наскільки добре менеджер з персоналу створює комфортні умови для працівників.

Під час розробки важливо враховувати й специфіку роботи та цілі відділу. А також забезпечити, щоб KPI-показники були реалістичними, вимірюваними та відповідали загальній стратегії компанії.

Сподіваємося, тепер ви зорієнтувалися, що таке KPI.  Як бачите, ключові показники ефективності відіграють визначальну роль у вимірюванні прогресу та управлінні процесами. Вони дозволяють не тільки відстежувати поступ у досягненні цілей, але й аналізувати різні аспекти діяльності: від продуктивності працівників до фінансової ефективності та задоволеності клієнтів. Різні види KPI забезпечують гнучкість і точність в аналізі успіху компанії.

Важливо розуміти, що виконання KPI-показників — це не завжди швидко. Воно потребує ретельного планування, тестування, визначення даних, що відповідають специфіці бізнесу, та їхній адаптації відповідно до змін у компанії й на ринку. 

Завдяки KPI можливе постійне вдосконалення, що допомагає бізнесу рости та підтримувати конкурентоспроможність. Систематичний підхід до розробки і впровадження ключових показників ефективності дає змогу оцінювати поточні результати та планувати майбутнє, враховуючи внутрішні й зовнішні виклики.