Що таке операційні витрати та як керувати їх впливом на прибуток

Операційні витрати – це всі витрати компанії на основну діяльність:

• комуналка;
• оренда;
• ліцензії;
• зв’язок;
• тех. обслуговування;
• податки;
• фонд оплати праці

тощо.

Без операційних витрат бізнес не може функціонувати.

Проблема

Бухгалтери та керівники можуть по-різному дивитися на операційні витрати. Бухгалтерам вони потрібні для визначення податків, керівникам – для розуміння ефективності. Але навіть між собою бухгалтери та керівники можуть сперечатися. Наприклад, один керівник вважає, що логістика входить в операційні витрати, а інший – що вся логістика є складовою частиною собівартості, яка до операційних витрат не входить.

Бувають дві крайності: взагалі не рахувати витрати бізнесу або рахувати загально одним показником.

Не рахувати – означає втратити контроль. Так можна догратися до того, що витрати з’їдатимуть весь прибуток. Проте, щоб це виявити, потрібно рахувати рентабельність та інші показники, що можливо тільки з витратами, які бізнес не рахує. Замкнули коло 🤷

Рахувати загальні витрати краще, ніж нічого, але оптимізувати їх не вийде. Керівник бачитиме, що показник змінюється, але за рахунок чого – не зрозуміло.

Відокремлення операційних витрат бізнесу із загальних витрат дозволить:

1. Легше отримувати кредит та залучати інвестиції, тому що операційні витрати дозволять розрахувати показник EBITDA, похідні від якого використовують банки та інвестори для оцінювання ефективності бізнесу.
2. Розрахувати резервний фонд. Бажано мати запас коштів на випадок форс-мажору. Сутність резервного фонду в тому, що за ці гроші компанія може продовжувати діяльність взагалі без виручки. Рекомендований розмір фонду – двомісячні операційні витрати.

Є різні підходи. Почати можна з групування на постійні та змінні витрати.

Постійні витрати не залежать від виробництва або продажів:

• оренда офісу;
• зарплата найманих консультантів;
• зарплата офісних співробітників;
• страховки;
• кредит;
• амортизація.

Постійні витрати – найважчі для компанії. Бажано їх скорочувати, але це неможливо без розуміння їх структури.

Змінні витрати напряму пов’язані з виробництвом та продажем. Їх можна розділити на три категорії: собівартість, витрати на персонал, маркетинг та інвестиції.

• Собівартість: сировина, енергія, логістика, пряма праця, неготові вироби.
• Витрати на персонал: найм, адаптація, навчання, утримання, організація праці.
• Маркетинг та інвестиції: реклама, дослідження, консультації тощо.

Змінні витрати зі збільшенням виробництва та продажів збільшуються, зі зменшенням – зменшуються.

Розділити витрати на постійні та змінні корисно, щоб виявити частку залежних та незалежних від продажів витрат. Тоді ними можна керувати окремо, точково змінюючи певні показники.

Витрати бізнесу краще рахувати окремо для кожного напрямку навіть у межах однієї компанії. Їх можна розділити на чотири категорії:

1. Прямі постійні витрати за напрямками.
2. Загальновиробничі операційні витрати.
3. Непрямі адміністративні витрати.
4. Непрямі комерційні витрати.

Прямі постійні витрати за напрямками: зарплата персоналу, витратні матеріали (окрім собівартості), логістика.

Загальновиробничі операційні витрати – витрати, пов’язані з виробництвом товару або наданням послуги, які не підійшли в інші групи.

Якщо бізнес працює тільки в одному напрямку, то групи «Прямі постійні витрати за напрямками» не буде, а витрати записують сюди. Це може бути оренда, комуналка, зарплата.

Непрямі адміністративні витрати: зарплата адміністрації, витратні матеріали офісу, програмне забезпечення, зв’язок, замовлення консультацій та аудитів – коротше, все те, що не пов’язано безпосередньо з виробництвом товару або наданням послуги.

Непрямі комерційні витрати пов’язані з просуванням товарів та послуг: реклама, соцмережі, зарплата відповідних спеціалістів, участь у виставках тощо.

Є дві стратегії: загальна та точкова. Загальна стратегія полягає в розрахунку бізнес-показників за допомогою операційних та інших витрат. Точкова – в ухваленні в моменті управлінських рішень.

Загальна стратегія керування витратами

Знаючи операційні та інші групи витрат, можна досліджувати головні бізнес-показники: від рентабельності до EBITDA. Зараз ми не будемо проходити всіма розрахунками, а позначимо найголовніше.

Показники, для розрахунку яких потрібні витрати:

Що стосується рентабельності бізнесу, то, оскільки показник не має норми, важливо досліджувати його в динаміці.

Точкова стратегія керування витратами

Полягає в аналізі конкретних витрат та ухваленні певних управлінських рішень.

Аналізувати витрати потрібно за періодами. Якщо бачимо спад або зростання, то з’ясовуємо причини. Питання може бути в зовнішніх факторах, або щось трапилося всередині бізнесу. Буває, що відповідь знайти нелегко. Тоді спускаємося на рівень нижче: аналізуємо умови співпраці з постачальниками.

Знаючи динаміку витрат та розуміючи причину, можна ухвалювати управлінські рішення: скорочувати витрати, змінювати підхід діяльності або взагалі відмовитися від кроків у бізнесі, які призводять до появи певної категорії витрат.

Без операційних витрат бізнес фізично не може функціонувати.

У бухгалтерському та управлінському обліку по-різному підходять до аналізу операційних витрат.

Якщо рахувати тільки загальні витрати бізнесу, то через динаміку можна виявити проблеми, але для ухвалення управлінських рішень потрібно групування всіх витрат щонайменше на змінні та постійні. На наступному кроці додати адміністративні, комерційні, накладні, капітальні.

За допомогою витрат можна рахувати показники ефективності бізнесу та розуміти, які витрати можна скоротити так, щоб інші показники не постраждали. Наприклад, власник компанії з’ясував, що критично на ефективність впливає оренда, проте просто переїхати в дешевший офіс складно – це іміджева річ, яку помітять клієнти, і можуть зробити хибні висновки.

Власник ухвалює рішення скоротити кількість приміщень у наявному офісі, щоб знизити оренду, а в дешевший офіс перевести частину співробітників, щоб приймати там нових клієнтів.

«Керівнику: головне про дебіторську та кредиторську заборгованість»