Як бізнесу працювати без світла

«Я прокидаюсь кожний ранок. А в хаті нема світла. Знову зникло. Весь день я проведу в кафе на районі. Поки є гроші». Слова, знайомі ледь не кожному українцеві завдяки TikTok. Вперше вони розповсюдилися взимку 2022-го, коли Україну накрив блекаут. Тоді всі сподівалися, що ці жахливі часи вже не повернуться. Та ось ми знову розпочинаємо свій день із запитання: «Світло є чи нема?». А що робити, коли немає світла, бізнесу, для якого кафе на районі — не вихід? Про це й поговоримо з вами сьогодні.

Стабільне електропостачання — необхідний чинник, щоб бізнес функціонував. Постійні знеструмлення стають серйозним викликом для підприємців, адже електроенергія забезпечує роботу основних процесів та обладнання. У таких умовах виживають не кращі, а спритніші — ті, хто знаходить способи адаптуватися до нових реалій і працює навіть у разі вимкнення світла.

Джерела альтернативної енергії

Сьогодні багатьох підприємців чи не найсильніше турбує питання: що купити, щоб було світло, попри дефіцит в енергосистемі. Один із найефективніших способів гарантувати безперебійне його постачання — використовувати джерела альтернативної енергії. 

Для офісів, магазинів та кав’ярень найкраще підходять сонячні панелі. Вони генерують електроенергію просто на місці, зменшуючи залежність від централізованих мереж. Візьміть до уваги, що для ефективного застосування таких пристроїв потрібні відповідна площа, щоб їх розмістити, і достатній рівень сонячного освітлення. А отже, це хороший варіант для малого та середнього бізнесу (адже великим компаніям знадобиться чимало простору й обладнання). Створивши належні умови, за допомогою сонячних панелей ви можете покрити від 10 % до 100 % потреб в електроенергії, залежно від їхньої площі та енергомісткості обладнання. А час на перемикання майже не затрачатиметься, оскільки енергія накопичується та використовується автоматично.

Інший варіант — для регіонів із відповідними погодними умовами — вітряні турбіни. Щоб їх встановити, теж необхідні певні інвестиції та достатньо місця. Проте у такий спосіб можна створити багато електроенергії для великих виробничих підприємств або сільськогосподарських комплексів. І навпаки, вітряні турбіни недоцільні для малого бізнесу через високі витрати на встановлення. До речі, вони автоматично генерують енергію під час вітру, тож перемикання не потрібне.

Устаткування для резервного живлення

Для тих, хто не має змоги повністю перейти на альтернативну енергетику, хорошим рішенням стануть резервні джерела живлення.

• Дизельні генератори мають значну потужність (від декількох кіловатів до мегаватів). Ба більше, вони підходять для всіх типів бізнесів — від маленьких кав’ярень до великих офісних центрів. Основні вимоги: доступ до палива, місце для встановлення та регулярне технічне обслуговування. Щоб увімкнути генератор і заживити мережу, знадобиться від лічених секунд до декількох хвилин, залежно від системи автоматичного ввімкнення.

• UPS-системи (безперебійні блоки живлення) застосовують для короткочасної підтримки функціонування комп’ютерів, серверів та іншого критичного обладнання в офісах та IT-компаніях на декілька годин. Час на перемикання між основним і резервним живленням мінімальний. Завдяки цьому ви уникнете втрати даних та збоїв у роботі. Однак зауважте, що для такого обладнання необхідні регулярне технічне обслуговування, контроль стану батарей тощо.

Інструменти, які не потребують електрики

У деяких сферах діяльності можна використовувати пристрої, що не залежать від світла. Для салонів краси, скажімо, це акумуляторні прилади: фен, машинки для стрижки тощо. Так ви будете обслуговувати клієнтів навіть під час вимкнення електроенергії. Варто лише своєчасно заряджати акумулятори та запастися резервними батареями.

Ще одна альтернатива, що підійде магазинам, ресторанам, офісам і кав’ярням, — акумуляторне освітлення. Доведеться, звісно, також вчасно заряджати інструменти до максимальної позначки та розміщувати резервні джерела світла в критичних точках. Зазвичай акумуляторного освітлення вистачає на декілька годин. Усе необхідне на період знеструмлення вже чекає на вас на OLX!

Говорячи «працюємо з генератором», маємо на увазі не лише придбання джерела живлення. Підготовка підприємства до знеструмлень передбачає й оптимізацію робочих процесів. Зокрема, планування діяльності компанії згідно з графіком ймовірних вимкнень. Як саме це реалізувати?

• Гнучкий графік для працівників, зважаючи на потенційні труднощі з електропостачанням. Скажімо, змініть робочі години або запровадьте дистанційну роботу за можливості.
• Виділення пріоритетних завдань, які потрібно виконати насамперед, коли немає світла. Так ви зосередите ресурси на основних елементах бізнесу та уникнете простоїв.
• Використання автоматизованих систем і програмного забезпечення, щоб виконувати рутинні завдання. Сюди належать автоматичне резервне копіювання даних, системи оброблення замовлень та управління запасами. Це зменшить залежність від електропостачання.
• Оплата хмарних сервісів збереже важливі дані. Завдяки цьому ви матимете доступ до них з будь-якого місця та пристрою, навіть у разі перебоїв зі світлом. А ще це знизить ризик їх втратити.
• Застосування онлайн-платформ для спільної роботи: Google Workspace, Microsoft 365 або Slack. З ними ваш персонал буде на зв’язку та працюватиме над спільними проєктами в режимі реального часу. Особливо програми стануть у пригоді командам, які працюють дистанційно.
• Регулярне створення резервних копій даних у хмарних сховищах. Так ви швидко відновите роботу після вимкнення електроенергії. Доцільно налаштувати автоматичне резервне копіювання, щоб уникнути втрати цінної інформації.
• Забезпечення аварійних каналів зв’язку, як-от SIM-карти різних операторів, аби підтримувати комунікацію в критичних ситуаціях. Це необхідно, зокрема, великим підприємствам та організаціям із широкою штатною структурою.
• Створення чітких протоколів комунікації для персоналу в разі проблем зі світлом. Це можуть бути регулярні брифінги, інструкції щодо дій під час аварійних ситуацій та контакти відповідальних осіб.

Тож ми з вами з’ясували, як підготуватися до відключення світла. Тепер постає запитання: чи готовий бізнес взагалі до цих умов та як довго він у такому разі забезпечуватиме власні потреби. Скажімо, мережа Pesto Cafe створила спеціальне меню на випадок тривалого вимкнення електроенергії. У ньому — різноманітні салати, м’ясні й сирні тарілки, пироги, чизкейки та гарячий чай, який подають зі спеціального посуду, що довше зберігає тепло. Подібне «меню при свічках» є і в інших містах та мережах закладів харчування.

У CBRE Ukraine ще до початку повномасштабного вторгнення відбувалися регулярні щотижневі зустрічі у змішаному (офлайн та онлайн) форматі. Тоді кожен відділ міг поділитися інформацією про свою діяльність, а колеги — поспілкуватися та обговорити робочі ідеї. З 24 лютого 2024 року зустрічі проводять двічі на тиждень. Спочатку для того, щоб запитати: «Як ти? Де ти? Потрібна допомога?» — і підтримати одне одного. А оскільки гібридний формат уже був налагоджений, особливого стресу під час вимкнення світла команда не відчула.

У Baker McKenzie Ukraine офіс здебільшого також працює дистанційно. Компанія запровадила цю практику ще до карантину 2020 року. Тоді це було новинкою для ринку, яку колеги сприймали по-різному. Однак завдяки цьому вони змогли впоратися з викликами пандемії та підтримувати ефективну роботу під час повномасштабного вторгнення.

Це лише декілька прикладів того, як український бізнес відчайдушно бореться за місце під сонцем у темні часи. Як саме до цього прийти? Розповідаємо далі.

Підготовка до екстрених ситуацій

Перший крок — створіть план дій для персоналу. Ваша команда має чітко знати, що робити без світла. Скажімо:

• вимкнути електричні пристрої, щоб уникнути пошкоджень під час відновлення живлення;
• перемкнутися на резервні джерела енергії;
• сповістити відповідальних осіб та клієнтів.

Призначте координаторів процесу в разі знеструмлення. Подбайте, щоб вони були обізнані з планом дій та мали доступ до всіх необхідних ресурсів.

Наступний етап — підготуйте екстрене освітлення та джерела енергії.

• Розмістіть генератори згідно з рекомендаціями та перевірте, чи достатній у вас запас палива.
• Простежте, щоб портативні лампи та ліхтарі стояли в основних точках офісу або магазину для безперервного освітлення.
• Вмикайте UPS-системи, щоб на короткий час заживити критичне обладнання, зокрема комп’ютери й сервери. Так ви не втратите дані та організуєте безперервний робочий процес.

Ще один спосіб допомогти віддаленим співробітникам працювати без електрики — пошук коворкінгів у різних містах з оптимальною оплатою. Вони мають бути оснащені укриттям, резервним живленням та доступом до інтернету.

Управління клієнтським досвідом

Не забувайте й про клієнтів. Якщо підготувати команду до перебоїв електроенергії — це перший крок, то комунікацію зі споживачами здійснюють фактично водночас із цим. Заздалегідь інформуйте користувачів про ймовірні зміни у графіку роботи через соціальні мережі, електронну пошту або в телефонному режимі.

Приклад: «Шановні клієнти, у зв’язку з перебоями електропостачання наш графік роботи може змінюватися. Працюємо над тим, щоб мінімізувати незручності».

А ще розмістіть аварійне освітлення в зонах, де перебувають клієнти. Так у разі вимкнення не буде штовханини й паніки. Доцільно встановити інформаційні таблички з інструкціями щодо дій під час знеструмлення. І пам’ятайте: рішення щодо комфорту споживачів зберігають їхню лояльність. Тож своєчасно реагуйте на зміни та пропонуйте власний варіант для подолання труднощів.

«Працюємо навіть без світла» — нове гасло незламної української економіки. Так, сучасні реалії потребують від бізнесу бути готовими до непередбачуваних обставин. Використовуючи альтернативні джерела енергії, резервні системи живлення, оптимізуючи робочі процеси та зважаючи на потенційні екстрені ситуації, компанія достатньо ефективно функціонуватиме й у разі блекауту. Адже численні приклади свідчать, що підготовленість та оперативна реакція підтримують працездатність та довіру клієнтів. 
Бути світлом і в найтемніші часи можливо з OLX!