Як зареєструвати РРО: покрокова інструкція

Якщо ви плануєте працювати у сфері торгівлі або надання послуг, то варто бути достатньо обізнаними щодо використання реєстраторів розрахункових операцій (РРО). Це не тільки законодавча вимога, а й інструмент гарантування прозорості обліку. Докладніше про касові апарати, для кого вони та як їх обрати, ми з’ясували у попередній статті. Підійдіть до процесу відповідально. Адже в іншому разі йдеться, зокрема, й про прямі законодавчі наслідки. То які документи потрібні для реєстрації РРО? Розглянемо особливості роботи з апаратом, а також як його оформити — покроково.

«Обережно, закони!». Використання РРО в Україні є обов’язковим майже для всіх підприємців, які проводять готівкові та / або безготівкові розрахунки з клієнтами. 

Із 1 жовтня 2023 року для платників єдиного податку другої — четвертої груп передбачено застосовувати реєстратор. Відповідальність за роботу без нього в Україні є строгою, щоб гарантувати дотримання податкових правил. Якщо підприємець, який зобов’язаний використовувати РРО, не виписує чек за товар або послугу, яку він надав, і таке порушення зафіксовано вперше, він має сплатити штраф розміром 100% від суми реалізованого товару чи послуги. У разі повторного порушення штраф збільшується до 150% від суми продажу.

Скажімо, якщо підприємець вперше продав товар сумою 10 тис. грн без виписування чека через РРО, штраф складе 10 тис. грн. Порушення повторюється — він зросте до 15 тис. грн. Розмір штрафу безпосередньо залежить від вартості товарів або послуг, що були реалізовані без РРО. Окрім того, громадянин, якому не надано чек під час купівлі товару або послуги, має змогу повідомити про це податкову інспекцію, ініціювавши у такий спосіб проведення відповідної перевірки. Як бачимо, не варто ризикувати та порушувати закони, адже це суттєво впливає на рівень доходу підприємства та його репутацію. Тож як оформити касовий апарат?

Бюрократія — справжній страх для підприємців. Будь-яке нововведення передбачає контакт із держустановами, що, на думку власників бізнесів, забирає чимало часу й зусиль. Та не такий страшний вовк, як його малюють. OLX прагне допомагати бізнесам, тож далі ми розберемося, як зареєструвати РРО в електронному кабінеті. Це буквально декілька кроків. 

Купівля РРО

Найперше вам варто придбати або орендувати реєстратор розрахункових операцій. Він має бути сертифікованим та відповідати вимогам законодавства. Під час вибору апарата зверніть увагу на ці чинники: тип діяльності, обсяг продажів, мобільність бізнесу, вимоги до інтеграції з іншими системами й обладнанням. 

РРО бувають двох типів.

1. Автономний касовий апарат. Це традиційне обладнання, яке працює незалежно від зовнішніх систем. Вони здебільшого мають вбудовану клавіатуру для введення товарів та послуг, завдяки чому стають незамінними для місць із обмеженим доступом до інтернету або для бізнесів, які не використовують складні системи обліку.

2. Фіскальний РРО. Пристрої-принтери з фіскальною пам’яттю для зберігання інформації про продажі. Потребують під’єднання до комп’ютера або іншого приладу з відповідним програмним забезпеченням для управління продажами й запасами.

Як обрати? Для малого роздрібного бізнесу з обмеженою кількістю товарів або послуг автономний касовий апарат — найвигідніший варіант. Його просто налаштовувати та загалом працювати. Для ресторанів, кафе та решти закладів харчування, де часто використовують систему замовлень або потрібна інтеграція з програмами для управління закладом, оптимальним варіантом стане фіскальний РРО.

Чи обов’язково купувати особистий реєстратор? Ні. Оренда — практичне рішення для бізнесу, який не хоче або не може інвестувати у купівлю такого обладнання відразу. Згідно з українським законодавством, підприємець має право орендувати РРО, уклавши договір із власником пристрою. Так ви економічно й ефективно застосовуватимете реєстратор без необхідності його придбати. Водночас усі законодавчі вимоги щодо розрахункових операцій будуть виконані. Для легалізації потрібно надати копію договору оренди.

Обираючи прилад, зважте не лише на поточні потреби бізнесу, а й спрогнозуйте майбутнє зростання та розвиток власної справи. Окрім того, необхідно переконатися, що обраний апарат включений до Державного реєстру РРО. Це обов’язкова умова для його використання в Україні.

Договір із ЦСО

Наступним кроком є укладення договору з Центром сервісного обслуговування (ЦСО), який буде надавати технічне обслуговування РРО. Якщо ваш бізнес має відокремлені підрозділи, які застосовують власні реєстратори розрахункових операцій, то саме їм потрібно укласти договір із ЦСО для технічного обслуговування та ремонту пристроїв. 

Тож кожен підрозділ діє як окремий клієнт сервісного центру та відповідає за утримання власного РРО у робочому стані. Після укладення договору ЦСО має повідомити податкову службу про нього через спеціальну форму. Це гарантує, що всі касові апарати справні, а їхнє обслуговування проводять відповідно до закону.

Реєстрація РРО

В Україні реєстрація РРО для ФОП відбувається за спрощеною процедурою, яка передбачає внесення лише одного документа. Як подати заяву на реєстрацію РРО? Це легко зробити онлайн через особистий кабінет платника податків, маючи цифровий підпис; або у паперовому вигляді за допомогою форми № 1-РРО. Необхідно вказати у заяві, який формат документообігу ви обираєте: електронний чи паперовий.

Після подання заяви Державна податкова служба (ДПС) резервує фіскальний номер для РРО та видає довідку за формою № 2-РРО. Вона дійсна протягом трьох днів. Отримавши довідку, зверніться до центру сервісного обслуговування, що введе реєстратор розрахункових операцій у експлуатацію, опломбує його й надішле відповідний акт до ДПС.

Реєстрація фіскального апарату в податковій

Завершальним кроком є реєстрація РРО у Державній податковій службі. Саме вона перевіряє дотримання правил встановлення та використання пристрою. Окрім того, ДПС — єдиний орган, уповноважений складати адміністративні матеріали за будь-які порушення. 

Після реєстрації апарату в податковій вам нададуть свідоцтво за формою № 3-РРО. До речі, його легко отримати електронною поштою, якщо ви зазначили таку опцію в заяві. Дані про оформлення публікують на сайті ДПС, зокрема фіскальний номер РРО, інформацію про підприємця й дату реєстрації. У разі незгоди з рішенням податкової інспекції підприємець має право оскаржити адміністративне стягнення в суді. Після подання заяви відбувається фіскалізація приладу в податковій службі, що дає змогу застосовувати його для проведення розрахункових операцій. Ось і все, що потрібно для реєстрації РРО.

Введення пристрою в експлуатацію

Виконавши всі попередні кроки, оформили апарат? Тепер необхідно ввести його в експлуатацію. Одразу ж після цього ви зможете працювати з РРО. Зверніть увагу: не кожен прилад може бути зареєстрований для використання. Його модель, конкретна модифікація та версія програмного забезпечення потрібно внести до Державного реєстру реєстраторів розрахункових операцій, який підтримує ДПС. 

Окрім того, термін служби РРО не має бути вичерпаний на момент оформлення відповідно до документації виробника. Тому перед реєстрацією апарату переконайтеся, що обраний пристрій відповідає всім необхідним вимогам.

Встановлення РРО

Порядок встановлення РРО передбачає дотримання інструкцій виробника та технічних вимог центру сервісного обслуговування. Після отримання свідоцтва про реєстрацію працівник ЦСО налаштовує прилад на роботу, зокрема на друк фіскальних чеків і звітів, зв’язуючи його з  інтернет-мережею.

Врахуйте, будь ласка: якщо РРО вийшов із ладу, ви не маєте права здійснювати розрахункові операції до його ремонту або заміни. Однак у разі неполадок із апаратом або за відсутності електроенергії можливе оформлення КОРО (книги обліку розрахункових операцій). Саме вона дає змогу тимчасово вести облік операцій вручну.

Як зняти з обліку касовий апарат? Для цього потрібно звернутися до центру сервісного обслуговування, з яким у вас укладено договір, для розпломбування пристрою. Тоді подайте заяву про скасування реєстрації РРО через електронний кабінет до органу доходів і зборів за місцем оформлення вашого апарата (ф. № 4-РРО). До заяви додайте довідку від ЦСО про розпломбування й поверніть реєстраційне посвідчення РРО в електронному кабінеті до податкової служби.

Після подання відповідних документів ДПС протягом п’яти календарних днів має підтвердити скасування реєстрації пристрою й надати підприємцеві довідку за формою № 6-РРО. Вона свідчитиме про зняття апарата з обліку. Цей процес є обов’язковим для того, щоб офіційно підтвердити припинення експлуатації РРО у діяльності підприємства та уникнути можливих податкових розбіжностей надалі.

Програмний реєстратор розрахункових операцій (ПРРО) — це сучасний цифровий інструмент для фіксації й обліку розрахункових операцій, який використовують на смартфонах, планшетах або ноутбуках. Він відрізняється від традиційного РРО тим, що для фіскалізації чеків зв’язується із податковою службою через інтернет, а всі чеки зберігають безпосередньо на її сервері. Підприємців може зацікавити, як зареєструвати ПРРО, адже він значно спрощує ведення бізнесу. Тож як це зробити?

Покрокова інструкція реєстрації ПРРО від OLX уже готова! 

1. Спершу знадобиться отримати сертифікат електронного підпису. Це легко зробити у кваліфікованих постачальників електронних довірчих послуг, через особистий кабінет «Приват24» або у відділеннях ПриватБанку (для його клієнтів ця послуга безкоштовна). А ще — в МВС і ДПС (безкоштовно). 
2. Далі реєстрація ПРРО через електронний кабінет платника податків передбачає подання заяви за формою № 1-ПРРО на фіскальний сервер або через спеціалізоване програмне забезпечення «Єдине вікно подання електронної звітності».
3. Зареєструйте віртуальну касу для точки продажів у вашому електронному кабінеті платника податків, перейшовши до розділу «Введення звітності». 
4. Тепер потрібно отримати сертифікат через портал «Дія». Він дасть змогу із файлу завантажити ідентифікатор ключа суб’єкта.

Останнім кроком є оформлення касира. Як зареєструвати касира для програмного РРО? Для цього в електронному кабінеті заповніть форму «Повідомлення про надання інформації щодо кваліфікованих / удосконалених сертифікатів відкритих ключів, які застосовуються в ПРРО. Форма № 5-ПРРО», де зазначте ідентифікатор ключа, отриманий на попередньому кроці.

Тож не варто хвилюватися, як зареєструвати програмний РРО в електронному кабінеті. Після цієї докладної інструкції ви успішно вестимете облік розрахункових операцій.

Реєстрація РРО та ПРРО для сучасних підприємців — не лише обов’язкова вимога законодавства, а й гарантія прозорості й легальності розрахункових операцій із клієнтами. Так ви створюєте надійну основу для ведення бізнесу, захищаючи права споживачів та дотримуючись податкового законодавства.

Завдяки спрощеній процедурі оформлення, яка передбачає подання мінімального пакета документів та можливості застосування електронних сервісів, процес реєстрації апарата значно полегшується. Однак задля уникнення помилок, які доволі часто призводять до штрафів або інших неприємних юридичних наслідків, слід уважно поставитися до вибору типу РРО, його оформлення, процесу фіскалізації й подальшого використання.